Les plénières et prises de décisions

 

Les plénières:

La Plénière est l’espace des prises de décisions concernant le projet Demain en main.Prennent part aux décisions les personnes faisant partie du cercle souche et celles qui ont intégré le cercle décisionnel une fois le processus d’inclusion préalablement validé.

  • Des personnes extérieurs à ces deux cercles peuvent être invitées à assister aux réunions plénières, une demande préalable est à formuler au cercle décisionnel avant pour connaître les motivations des intéressés (processus d’inclusion, consultant…). Leur rôle se limite à l’observation, on peut les consulter si besoin mais ils n’interviennent pas dans les prises de décisions.

Un membre absent ne participe pas aux prises de décision mises à l’ordre du jour; il ne valide pas le compte-rendu de la rencontre de cercle à laquelle il n’a pas participé. Il peut faire part de son avis sur les points à l’ordre du jour par le moyen de son choix. Il est de sa responsabilité de se tenir informé des décisions prises en son absence, en lisant les relevés de décision et/ou en consultant les autres membres. S’il ne peut pas vivre avec une décision, il peut remettre la question à l’ordre du jour lors de la prochaine plénière.

 

Déroulement d’une plénière

  • L’animateur lance la séance par un pinakari, un tour de météo et après lecture de l’ordre du jour, validation au consensus. Il veille à ce qu’il y ait assez de «documents mémoires» des principes décisionnels pour les participants. Il s’assure que les panneaux «visuels» rappelant les règles du jeu du cercle, les principes de bienveillance, les gestes facilitateurs et les gestes décisionnels soit présents à chaque réunion.
  • L’animateur distribue la parole et fait respecter les timings annoncés ou réinterprète en fonction des besoins. Il rend fluide la réunion et fait respecter les étapes du processus décisionnel ou de l’élection sans candidat.
  • Les personnes mettent un chapeau/une casquette quand elles s’expriment en assumant leur fonction et l’enlèvent pour parler en leur nom.
  • Réaliser un tableau excel sur le wiki ou samepage pour connaître les disponibilités de chacun.
  • La fin de séance ne doit pas servir de marge pour « terminer » l’ordre du jour même si celui-ci doit être débattu pour élaborer une proposition de base. 30 minutes avant la fin de la séance, le garant du temps/animateur se charge de faire respecter ce temps de conclusion et de célébration, quitte à remettre certains sujets non abordés/terminés à plus tard.
  • Pour conclure toute séance, on effectue un tour de parole sur le déroulement de la séance et voir ce qui a fonctionné et ce qui a bloqué ou pourrait être amélioré. Célébration, félicitations.

Nombre minimum de participants à la plénière
La plénière doit rassembler au moins 50% des membres du cercle décisionnel pour pouvoir avoir lieu.

 

En réunion de travail:

En groupe de travail, la forme est plus souple. Le cercle décisionnel propose un responsable de groupe appelé aussi référent. Il se charge de proposer, composer et fédérer un groupe compétent pour répondre à la problématique donnée (rappel : un nom, une problématique et/ou intention, une échéance travaillée en plénière et réajustable si le groupe de travail en sent le besoin).

  • Le garant se voit confier de mener à bien la mission définie préalablement, supporté par le groupe de réflexion. Objectif : Amener une réflexion aboutie et/ou une proposition formulée qui pourra être proposée en plénière.

Les prises de décisions:

Les décisions sont prises soit par consentement, soit par consensus.

  • La prise de décision par consensus implique que tout le monde dise “ oui”  et consiste à créer des solutions qui intègrent les besoins des personnes qui sont impliquées dans une décision. C’est un processus qui permet de faire en sorte que personne ne se sente exclu du groupe, que chacun ait une place juste, reconnue et légitime.
  • Le consentement implique qu’une décision ne peut être prise que lorsque n’y a plus d’objection raisonnable à celle-ci. Tant qu’il y a des objections, l’ensemble du groupe est mobilisé pour bonifier la proposition. Ainsi, les objections permettent de révéler les limites avec lesquelles le groupe devra composer et indiquent donc l’espace de liberté dont le cercle dispose.

En général, le consensus est utilisé pour les choix éthiques d’un projet ( la direction du voyage ), de façon à éliminer les conflits structurels ( éviter que des personnes qui n’ont rien à faire ensemble, fassent le même voyage ). Mais pour ce qui est du fonctionnement pendant le voyage, le consentement est bien plus adapté !

L’affectation des personnes à leurs fonctions ou la délégation d’une mission peut également se réaliser par consentement.

Nous utilisons régulièrement l’outil de l’UDN : “Processus de prise de décisions“. Il est important que quelqu’un prenne en charge ce processus (animateur et/ ou facilitateur) pour que les étapes soient bien respectées et que le travail soit plus efficient et moins fatiguant pour tout le monde. Tout ceci dans le but de trouver une réponse qui conviendra aux personnes qui devront en assumer la responsabilité et la mise en œuvre.

Émettre une objection :

Pendant la phase de concertation, tours de parole et de vote,  avant d’émettre une objection il est bon de se poser les questions suivantes :

  • 1. Quels sont mes arguments, est-ce une véritable objection?
  • 2. Qu’est-ce qui va m’empêcher d’être efficace et actif dans la mise en place de la proposition?
  • 3. Si on adapte la proposition, est- ce que ça va faire du tort au groupe ou au projet?
  • 4.  Puis je vivre avec? Qu’est ce qui permettrait de lever l’objection.
  • 5. Ai-je une autre proposition? ( cette condition est fondamentale pour l’objecteur, il doit amener une réflexion pertinente et proposer une alternative)

On utilise aussi un processus  appelé « l’élection sans candidat » qui, par définition, permet d’ouvrir une grande diversité d’opportunité au groupe puisqu’au départ il est possible d’élire chacun des membres de l’organisation. Elle permet de mettre en lumière les qualités requises pour le poste et de valoriser les richesses humaines disponibles.